つい先日まで忘年会で盛り上がっていたのに、気が付けばもう新年会の時期です。
幹事を任された方は色々と苦労しますよね・・・。
さらに正月明けだとなかなか予約が取りにくかったりもします。
そこで、新年会の幹事を任された人に、抑えておきたいポイントをまとめてみました。
新年会の時期はいつまで？
新年会は伝統行事でもなければクリスマスのように特定の日を指すわけでもないので、特に決まりがあるわけではありません。
ですが「新年」を祝い、新しい一年のスタートの景気づけに行う会ですから、あまり遅くなるとその意図が薄れてただの宴会に感じてしまいますよね。
一番「新年会」のムードが高まるのは、仕事始めの週末または翌週ですね！
ほとんどの会社が仕事始めの週だったり、遅くても次の週あたりには新年会を行っています。
正月休みがバラバラな会社もあるので、仕事始めの次の週なら全員揃っているメリットもありますからね！
つまり１月９日～２１日当たりが最も新年会が多く行われている期間と言えますね！
旧正月を考えると２月もあり！？
実は旧正月で言えば２月１９日までが新年の期間になります。
なので、２月１９日までに行うというのもアリです！
「ちょっと遅すぎない！？」
「みんなが早くって急かしてくるんだけど！」
と思いますよね・・・・。
でも、２月に新年会を行う事はものすごいメリットがあるのです！
幹事さんは２月に新年会を行うメリットを伝える事で自分に有利な状況を作り出すことができますよ。
１月に無理やり予約を入れるよりも２月に新年会を行うメリットを考えて検討してみてくださいね！
２月に新年会を行うメリット
予約が取りやすい
なんと言っても予約の取りやすさが違います！
１月の週末はほぼどこのお店も予約で埋まっています。
特に会社でやるとなると、それなりに人数も多くなってしまいますので、なかなか席の確保が難しい状態です。
そんな状態で無理やり予約を入れたとしてもお店に無茶を強いることになります。
その無茶はすべて自分たちに帰ってきますからね・・・。
例えば、普段は１０人分の席なのに１５人分の予約を詰め込まれたり・・・。
どうみても人数に見合わない場所をあてがわれて、ぎゅうぎゅうになりながら新年会を行うくらいなら、少しゆったりとできるスペースを確保できる時期の方がいいですから・・・。
ちなみに、これは私が実際に体験したことなのですが、かなりきついですよ・・・。
その新年会は今まででワースト１になるほどの不満爆発した会になりました・・・。
スタッフの対応がしっかりする
忙しい１月の週末では先述したように、容量オーバーの予約を取ってしまうお店も少なくありません。
そうすると、同じ満席状態でもお客さんの人数が全然違います。
つまりスタッフの忙しさも半端ない状態になります。
週末のかき入れ時はスタッフの人数を増やしているお店がほとんどですが、それでも在籍しているスタッフ数には限度があります。
新年会シーズンだけスタッフを新たに雇うなんてこともできませんからね！
そんな状態のお店に行ってしまうと、
・頼んだ飲み物が来ない！
・頼んだ食事が来ない！
・そもそもスタッフが来ない！
こういう状態になってしまうのです。
それなら２月の通常運転時に新年会を行った方が、不満もなく新年会を行う事ができますよ。
もちろんすべてのお店がそうなるという訳ではありませんが、少なくとも私が実際に体験したことなので、こういうお店もあるという事です・・・。
２月でも新年会プランはある！
新年会プランのようなお得な宴会プランを用意しているお店は多いですが、これは２月以降も実施しているお店がほとんどです。
幹事の悩みどころとしては費用を出来るだけ抑えることですよね・・・。
あまり高すぎるとそれだけで不満も出てきますから・・・。
１人当たり５０００円以内を目指したいところです。
そういった面を考えると新年会プランを利用したいところですね！
「１月中が安いんじゃないの！？」
と思っている人も多いので、これもきちんと２月に新年会を行うメリットとして説明してあげてくださいね！
新年会の時期が来る前の予約は必須！
ここからは来年のために覚えていて頂きたいマル秘テクニックです。
新年会の幹事を任されたとき予約はいつまでに行えばいいのでしょうか。
予約をする前に新年会を行うメンバーの都合も確認しなければなりません。
希望の日程、希望の場所、希望の予算などなど、可能な限り不平不満が出ないように可能な限りたくさんの人に楽しんでもらえるようにしたいものです。
そう考えると、準備はかなり早い段階から始めておく必要があります。
特に子育て世代の父親、母親がメンバーにいる場合、かなり早めにスケジュールを確認しておく必要があります。
子供の授業参観や習い事の発表会などがある場合は、そちらの用事をどうしても優先しなければいけないですからね・・・。
この辺りを考慮すると、新年会の準備は次のような流れで行う事をオススメします。
１２月に入ったらスグ！
まずは何と言ってもメンバーのスケジュール確保が最優先です！
先ほども言ったようにお子さんがいらっしゃる家庭は意外と用事が多いものです。
特に上司にはそういった気づかいは欠かせませんので、しっかり確認してください。
スケジュールの確保と同時進行で予算や料理のジャンルを決めるの重要です！
上司にもよりますが会計を多く払ってくれるような上司の場合、少しでも相手の好みの料理にしてあげたいものです。
もちろん一人だけを優先することはできませんが、多少なりとも多くお支払いをしてくれる相手ですので、
「どんな料理がお好みですか？」
くらいの相談を一言するだけでも違ってきますよ！
１２月中旬までに
準備が整ったらお店を決めて予約をします。
その時に、確実に抑えておきたいポイントが、席が人数に対してきつくないかという事です。
最初にも言ったように新年会シーズンはキャパオーバーの席を無理やり案内するお店もあります。
通常だと１０人席なのに新年会シーズンには１５人でセットするという事もあります。
なので、出来れば人数に対してプラスアルファの余裕がある席を予約しましょう！
特に個室の場合は１０名～１５名などと曖昧な表現を使うお店が多いので、しっかりと確認してくださいね！
１月に入ったらすぐ
決まったお店や時間を案内文書を作成してお知らせします。
それなりに規模が大きい新年会の場合は、こういった文書を作成するだけでもかなりありがたいのです。
ついつい忘年会の日程を忘れてしまっていた！
なんてことも防げますので、ぜひ案内文書を作成してみてくださいね！
案内文書はこちらを参考にしてくださいね！
開催日の１週間～３日前までに
キャンセルする人がいないか、最終人数を確認をしてください。
普通の時期よりも新年会シーズンはキャンセル料が発生する時期が早まっている事が多いです。
キャンセルの規定はお店にしっかり確認しておく必要がありますが、遅くても３日前までにはキャンセルのお知らせをしたいところですね！
ちなみにキャンセル料が発生してしまった場合は、そのように本人に言って回収するべきです。
言い出しづらくて自分で負担してしまう幹事もいるのですが、あくまでもキャンセルする人が悪いので、幹事が負担をする費用ではありません。
新年会の予約を１２月にするなんて、まだ忘年会も終わってない場合は少し不思議な感じがしますよね。
しかし、多くの人が１月には新年会を計画しています。
参加する人数が多ければ多いほど、座席数を確保できるのも難しくなります。
個室がいい、お座敷がいい、掘りごたつがいい、などと条件が多くなればなるほど、もっと早くからお店探しが必要になることも配慮しておいてください。
まとめ
幹事をするなんて、慣れていないと荷が重いですよね。
みんなに喜んでもらえるか、おいしいと思ってもらえるか、不安が募りますよね・・・。
でも、安心してください。
新年会を行ってしまえばよほどの事がない限り、不満は出ません！
この記事を参考にしてぜひ幹事を進めてくださいね！
あまり気にせずに、幹事になった人もしっかり楽しんでください！！
